OJTとは？意味やメリット・デメリットなどを紹介！

OJTとは、職場の先輩や上司が指導役となり、実務を通じて従業員に実践的な教育を行う手法のことです。

今回の記事ではOJTの定義やメリット、デメリットなどを詳しく紹介します。

OJTとは？

OJTとは「On-The-Job Training」の略です。

職場の先輩や上司が指導役となり、実務を通して従業員に自社で働くために必要な知識やスキルを習得してもらう教育方法のことを指します。

多くの企業が、OJTを新入社員教育の一環として取り入れているため、近年ではOJTの実施が当たり前とされています。

OJTは、手軽に導入をすることができますが、従業員の成長のために長期的に的確なアドバイスを送ることや、業務マニュアルや評価軸を設定して計画的に実施する必要があります。

OFFJTとの違いは

OJTと似た言葉にOFFJTがあります。

OFFJTは「Off-the-Job-Training」の略称のことで、実務の場を離れて行う研修のことです。

また、OJTは実務で必要になるスキルや知識を実務形式で教育しますが、OFFJTはビジネスの基本や業務内容について細かく講演会や座学形式で教育するという違いがあります。

OFFJTの具体的なコンテンツの例として、ロジカルシンキング研修やビジネスマナー研修が挙げられます。

OJTとOFFJTは、それぞれ異なるメリットや特性を持っているため、上手く併用することで効果的な教育を施せます。

OJTの目的

それでは、OJTは具体的にどのような目的で行われているのか、みていきましょう。

即戦力人材の育成

近年、働き方や価値観の多様化進んでおり、企業間での人材の移動が流動的になっています。

環境が目まぐるしく変化する可能性があるため、新入社員をどのような業務や環境においても、すぐにパフォーマンスを発揮できる即戦力人材として育成することが目的の１つです。

 経験学習を通じた実践力の定着

OJTは即戦力人材を育成するだけでなく、OJTを終えた対象者に、さらなるOJTを実施することで、経験学習を何重にも行うこと可能です。

OJTを継続的に実施することによって、何事も自発的に率先して取り組むような実践力を定着させることができます。

実践力の定着も即戦力人材になるための１つの要素であるため、重要な目標として挙げられます。

OJTのメリット

ここではOJTを実践することによって、得られるメリットをみていきましょう。

1.個人に合わせたスピードや内容で教育を進めることができる

OJTを実施していく中で、上司や先輩社員から1対1で教育をしてもらうことも少なくありません。

このような機会があることによって、研修内容やスピード感を対象の新入社員に合わせて調節することが可能です。

新入社員は、分からないことだらけで業務をスタートしますが、1人1人に合わせた教育を施すことによって、不安や疑問を解消することができるでしょう。

2.教える側もスキルアップをすることができる

OJTに参加する上司や先輩社員は、どうすれば新入社員が理解しやすいかを考えて、試行錯誤しながら教育を進める必要があります。

その過程の中で、教える業務の理解度や指導力が上がるため、スキルアップに繋がります。

3.OJTを通じて良好な人間関係を構築できる

OJTでは、上司や先輩社員が新入社員に理解できていない部分がないか確認したり、新入社員は分からないことを上司や先輩社員に質問したりと、自然にコミュニケーションをとる機会が多くあります。

コミュニケーションを頻繁にとることによって、信頼関係や協調性を育むことができるため、働きやすい環境を生み出す要素である、良好な人間関係を構築することができます。

4.低コストで実施できる

OJTは、実務の中で研修を行うため、特別なコストが発生しません。

OFFJTの場合は、外部講師を呼んだりする場合があるため、外注コストが発生してしまいますが、OJTは最低限の人件費のみで完結できます。

また、通常業務時間以外に研修を行う必要がないため、残業代や手当など、追加コストを抑えることもできます。

OJTのデメリット

OJTはメリットがある反面、下記のようなデメリットも存在します。

1.指導者によって指導内容にバラつきがでる

OJTは上司や先輩社員によって行われますが、全員が同じようなスキルと知識を有しているわけではありません。

人によって違うため、指導の質や内容にばらつきが出てしまい、新入社員のスキルや知識を均等に伸ばすことができない場合があります。

このような問題を未然に防ぐためにも、教える側の育成をする必要があります。

2.体系的な教育には向いていない

OJTは実務を１つずつこなしながら行うため、業務の全体像を把握しづらいです。

そのため、目の前の業務をできるようになっても、長期的に広い視野を持って進めていけない業務に必要なスキルや知識が身につかない場合もあります。

業務を体系的に学んでもらうためにも、OFFJTも並行して行い、業務の基礎知識や全体の流れを把握してもらうことが必要です。

3.本来の業務が滞る恐れがある

OJTを行う際、教える側は自身の業務の合間を縫って、新入社員に教育を行わなければいけません。

そのため、本来の業務を行う時間を十分に確保できず、通常業務時間外に後回しせざるをえないという可能性もあります。

企業はこのような問題を未然に防ぐためにも、教える側のOJTに関わる時間を管轄するなど、サポートを徹底して行う必要があります。

OJTの導入フロー

次にOJTの導入フローを見ていきましょう。下記のように進めていくことで、効果的にOJTを実行することができます。

1.OJT研修の目標を設定

始めに、OJT研修の目標を設定しましょう。

一般的には新入社員に研修後はどのような姿になってもらいたいか、人物像を明確にすることが適しています。

細かい人物像の詳細は、経営陣やマネージャーと共にすり合わせて決めていくといいでしょう。

2.OJTの実施における計画書の作成

OJTの目標を設定した後は、具体的な実施計画書を作成しましょう。

「どのくらいの期間をかけるのか」、「どの程度のペースで育成を進めていくのか」を明確にする必要があります。

必要な場合は、マイルストーンを設けると、スケジューリングや進捗管理が容易になります。

3.OJT指導者の選出

OJT実施計画ができたら、指導者の選出を行いましょう。

人事担当者は各部門の上長と話し合い、入社から3年目〜5年目程度の社員の中から指導者としてふさわしい人を選出しましょう。

その際に、実際に候補者と面談を行い、指導者としての業務を希望しているか確認する必要があります。

無理矢理、指導者をやらせてしまえば、本人のモチベーションが上がらないまま指導を行う恐れもあるので、結果的に効果的な教育ができなくなる恐れがあります。

4.OJT指導者との目標確認

OJTの指導者が決まったら、人事や各部門の上長と共に、OJTの実施方法やOJTの具体的な運用方法などをすり合わせして決めましょう。

指導者はこの段階で、OJTに対する理解を深めておく必要があります。

5.目標の目安を策定

指導者とのすり合わせが終わったら、それを元に目標達成の目安を策定しましょう。

例えば、「このスキルをいつまでに習得させる」、「そのためにはこの工程をこの期間で終わらせる必要がある」といった目標とスケジュールがまとめられた表を作ると分かりやすいです。

6.OJTの実施

OJTを行う準備が整ったら、実際に指導者を配置して、OJTを開始しましょう。

7.中間面談

OJT実施後は定期的に中間面談を行いましょう。

指導者、新入社員、マネージャーの3者を集めて、「OJTの目標に対して、現在はどのくらいの進捗か」、「OJTの中で疑問や不安に思っていることはないか」などの質問をして、率直な意見を拾うようにしましょう。

ここでの面談結果は、目標の最適化や軌道修正の際に役立ちます。

8.OJT終了後の目標達成度を計測

OJTが終了した際は、最初に立てた目標を達成できているか確認しましょう。

目標の目安策定段階で作成した目安表と実際の結果を比較してみてください。

また、指導者や新入社員にヒアリングを行い、今回のOJTに対してどのような印象を持ったか、本人たちからの率直な感想や意見を拾うようにしましょう。

次回以降のOJT実施の際に役立つかもしれません。

9.フィードバック

最後に確認した目標の達成度を各部門で発表します。

また、前ステップで確認した指導者と新入社員の満足度や感想を元に、今後の改善策を発表すると、今後も実施する価値があると認められやすくなります。

OJTを上手く進めるポイント

ここではOJTを成功させるためのポイントをみていきましょう。

 OFFJTも取り入れる

OJTは実務的な経験やスキルを得るのに最適ですが、ビジネスの基本や業務の全体の概要を把握することには適していません。

OFFJTによる講義や座学の方が適しています。

OJTはステップを踏むにつれ、OFFJTで学ぶようなビジネスマナーやロジカルシンキングのスキルが求められるケースが多いです。

そのため、OJTだけでなくOFFJTも交えて行うと、より高い効果を期待することできます。

しかし、OFFJTは通常労働時間外や休日に行ってしまうと、指導者、新入社員ともに負担を感じてしまうので、うまくスケジューリングをして通常労働時間内で実施するようにしましょう。

定期的に1on1ミーティングの実施

1on1ミーティングの実施も効果的です。

上記のOJT導入フローの中に中間面談がありましたが、「複数人であるため、本音を言いづらい」、「定期的ではないので、自分の考えや意見がその間に変わってしまっている」と考える従業員現れるかもしれません。

そのような従業員に対しては、1対1で本音を言いやすい状況を作ったり、短いスパンで定期的に面談を行うことがおすすめです。

結果、従業員の要望や意見を定期的に拾うことができるため、1人1人に対して最適なOJTを実行することが可能です。

組織サーベイの活用で効果検証の実施

OJTは、ただ実施して終了では今後高い効果を期待することはできません。

OJTを実施した後は、従業員の評価や満足度を測定して、次回実施する際に活かす必要があります。

従業員の評価や満足度を測定する手段として、組織サーベイの活用がおすすめです。

組織サーベイとは、企業が自社の離職対策や働きやすい組織作り、モチベーションを向上させることを目的に、組織における現状や理想像、またそのギャップから問題点を可視化し、適切な施策を選定するための調査するアンケートツールを指します。

組織サーベイに「OJTのどのような内容に満足しているか」、「どのような点を解決すべきか」などの設問を設けて、今後のOJTに活かせるような意見を拾いましょう。

毎回、組織サーベイでアンケートを実施することで、次回は従業員の率直な意見や感想を活かしたOJTを実施することが可能です。

ハタラクカルテを活用してOJTを成功させよう

今回は、OJTとは何か、OJT実施のメリットやデメリットなどについて紹介しました。

OJTは個人に合わせて実践的なスキルや知識を身に付けるのには効果的ですが、その反面、体系的な教育が難しかったり、指導者によって指導内容の質や内容にばらつきが生まれやすいというデメリットもあります。

今回紹介した、OJTを成功させるポイントを元に、OJTを実施して、付加価値や効果の高い教育を新入社員に施せるようにしましょう。