従業員向けアンケートの回答率/回収率を上げる方法

従業員向けアンケート（組織サーベイ、満足度調査）を実施する企業が増えていますが、実施担当者が頭を悩ませていることの1つが「アンケートの回答率(回収率)」です。

ストレスチェックは常時労働者が50人以上の企業であれば実施が義務化されており、経営者や役員以外の全員が答える必要がありますが、回答が義務化されているストレスチェックでさえも全員分回収するのはなかなか大変かと思われます。

今回は、上記のような課題を持つ企業様向けに、従業員を対象にしたアンケートや組織サーベイで回答率・回収率を上げる方法を紹介します。

従業員向けアンケートで回答率/回収率が重要である理由

従業員向けアンケートにおいて回答率/回収率が重要なのは、組織において重要な声なのかどうかが判断しにくくなるためです。

従業員向けアンケートは、従業員の課題を可視化し、その課題に基づいて施策を講ずるので、そもそもの課題の特定が誤っていると、「組織の本当の課題」が解決されません。

従業員向けアンケートで必要な回答率・回収率

統計学上、回答が信頼に値するものなのかどうかを判断するにあたり、「許容誤差」「信頼度」「回答比率」を元に算出をします。

許容誤差

「アンケート回答者のみの結果」を「全社員の回答結果」だと見なす際に発生する誤差のことを「許容誤差」と言います。
一般的に前後5%（許容誤差5%）と設定することが多く、許容誤差の数字が小さければ小さいほど、必要な回答率は高くなります。

信頼度

「許容誤差」を設定しても、必ずその範囲に収まるとは限りません
その範囲内に収まる可能性を信頼度と呼びます。
一般的には95%で設定されますが、信頼性を高めたい場合は99%、ざっくりで良い場合は90%ほどで設定されます。

回答比率

回答比率とは、アンケート結果が回収できる推測値です。
2回目以降のアンケートであれば、過去の平均値を設定、はじめて実施する場合は50%と設定しましょう。

この「許容誤差」「信頼度」「回答比率」を元に、必要なサンプル数を計算します。

𝑛=𝜆2𝑝(1−𝑝)/𝑑2　※𝑑は信頼度、𝑝は回答比率、2は2乗。

100名の組織で誤差を5%に認め、その5%の誤差の範囲内に収まる確率を95%、大体の回収率を50%とすると、統計的に信頼できる数値と言うには80名の回答が必要となります。

下記URLより、自社に必要な回答数を算出できますので、ご活用ください。
https://analysis-navi.com/?p=641

従業員向けアンケートで回答率/回収率を上げる方法

それでは、ハタラクカルテをご利用いただいている企業様の事例なども含めて従業員向けアンケートの回答率/回収率を上げる方法をご紹介します。

1.アンケートの目的・意義を伝える

会社全体で取り組む場合は、経営者や人事責任者から

・アンケートを実施する目的
・アンケートの活用方法

を説明し、アンケートの重要性を従業員のみなさんに理解してもらいましょう。

2.全員が集まる場でアンケートに回答してもらう

1とセットでアンケートの目的や意義を理解してもらったあと、時間を取ってその場でやってもらうことで、従業員の方もアンケートに回答するのを忘れるということはありません。

3.アンケートの回答期間を明記する

アンケートの回答期間を明記すること、そして締切日が先過ぎない日程であることも重要です。
締切日を数週間後などにしてしまうと今やらなくても良いというように優先順位が低くなってしまうため、回答にかかる時間にもよりますが基本的に1週間、長くとも2週間で設定するのが良いとされています。

4.リマインドを実施すること

未回答者の方も悪気が合って答えていないという方は少ないと思われますので、アンケート締切日の3日前~当日にリマインドを送り、思い出してもらって回答を促しましょう。

ハタラクカルテでは設定されたリマインドの日にシステムから自動的にリマインドメールが送付されます。

5.アンケートの目安の所要時間を明記する

アンケートに回答する時間の目安が分かると、いつ実施しようかとスケジュールを組みやすいことや、すぐ終わるのであればその場でやってしまうという方もいるので、アンケート回答を依頼する際に目安の所要時間を明記するのも有効です。

6.アンケートの結果を（一部）開示する

ハタラクカルテの導入企業様の中では、アンケートの結果を開示している企業様もいらっしゃいます。
アンケートの結果、何が組織の課題となっていて、会社としてはどのような対策を考えているのかをセットで伝えることで、組織がより良くなるという期待感を従業員が持てるようになることや、実際に改善されていくと従業員の満足度や主体性の向上が期待されます。

7.ITツールの活用

アンケートを依頼したら従業員にすぐに、タスク管理ツールに追加してもらうことや、Chatworkを使っている企業であれば、依頼者が全員に対してタスク設定を行う、Slackを使っている企業であれば、一度従業員全員を特定のチャンネルに招待し、アンケートの回答が完了した人から抜けてもらうなどと、ITツールを活用することも可能です。

アンケートが回答されない原因とその対策早見表

・回答するのを忘れていた
　┗ 全体の集まる場所で回答してもらう
　┗ 回答期間、所要時間を依頼の際に伝える
　┗ リマインドを行う
　┗ リマインドツールの活用

・アンケートに回答する意義が分からない
　┗ 代表や人事責任者よりアンケート実施の目的と活用方法を伝える
　┗ 結果を（一部）開示し、今後の活動に期待感を持ってもらう

従業員アンケートを実施する際は、ぜひ「ハタラクカルテ」をご活用ください

ハタラクカルテでは設定した日に自動でリマインドメールをお送りできる機能の他、従業員向けの告知メールのテンプレートの提供、従業員向けのアンケート実施告知会を代行し、回答率を向上させるための機能やコンテンツを揃えております。

従業員向けのアンケートの実施や回収、分析ができ、組織の課題の可視化・人材定着の実現のために課題になっている項目・組織への施策の効果検証を行っていただけます。

ぜひ、ご活用くださいませ。